Una famosa Società Retail internazionale con centinaia di fatture di energia elettrica e gas mensili da autorizzare al pagamento, ci ha incaricati di implementare un sistema di controllo al fine di certificare l’esattezza delle stesse e soprattutto avere una gestione che possa consentire di individuare eventuali errori di fatturazione recuperando gli extra costi ingiustamente addebitati dai fornitori.
Altresì, il Cliente ci ha chiesto di utilizzare la nostra piattaforma Adybo for you per archiviare, gestire e rendere accessibile a molteplici ruoli aziendali la pluralità di dati energetici elaborati.
La soluzione
La sfida
Permettere al Cliente di avere un controllo di gestione energetico sistematico ed immediato di tutte le fatture energetiche emesse dai fornitori al fine di autorizzare o meno il pagamento delle stesse al reparto contabilità fornitori nonché di usufruire dell’innovativa “Smart Energy Suite” Adybo for you che fornisce un servizio dinamico, avanzato ed interattivo per la gestione dei dati di costo, consumo, costi medi, analisi e controllo delle fatture energetiche.
Progetto
Il progetto è stato strutturato in varie fasi finalizzate a rispondere alle esigenze ed ai processi amministrativi e finanziari del Cliente.
Le principali risultano le seguenti:
- Definizione con il Cliente della strategia di audit amministrativo delle fatture e della relativa reportistica sia in formato cartaceo che tramite piattaforma Adybo for you.
- Raccolta di tutte le fatture energetiche e dei contratti stipulati con i fornitori.
- Analisi dettagliate delle fatture energetiche e caricamento dei dati nella nostra piattaforma Adybo for you.
- Check di tutte le componenti di costo incluse nelle fatture emesse dai fornitori e delle anagrafiche dei POD e dei PdR.
- Invio della reportistica di audit amministrativo delle fatture energetiche che comprende i dati contrattuali e di consumo di ogni singolo punto di fornitura, il confronto fra quanto fatturato dal fornitore e quanto calcolato da Adybo, il relativo scostamento di costo e la conseguente convalida o meno dei pagamenti.
- Interazione diretta con i fornitori per la richiesta di rimborso immediato degli extra costi qualora si siano identificate delle irregolarità di fatturazione.
- Messa a disposizione della piattaforma Adybo for you che permette di avere una visione integrata sia in formato grafico che tabellare dei costi e consumi energetici, dei KPI energetici, delle informazioni riguardanti le fatture energetiche, della gestione di tutti i punti di fornitura e molte altre applicazioni che forniscono una completa visibilità sui dati energetici al fine di aiutare il Cliente ad identificare le azioni maggiormente efficaci ed efficienti per una corretta ottimizzazione energetica.
Servizi
Energy Data Management
Risparmi
-45k €
I servizi sopra indicati non solo hanno permesso di ottenere rimborsi per circa 45.000 € di extra costi illegittimamente fatturati (applicazione di prezzi non coerenti con quelli contrattuali, addebito di consumi extra stimati rispetto a quelli effettivi, applicazione di accise errate, fatturazione di punti di fornitura volturati da qualche mese, applicazione di componenti di costo aggiuntive non previste dal contratto etc.), ma hanno permesso all’ufficio amministrativo e di controllo di gestione di dedicare il tempo precedentemente investito per tali audit ad attività più “core”.