Une célèbre Société de Retail international, avec des centaines de factures mensuelles d’électricité et de gaz à autoriser au paiement, nous a demandé de mettre en place un système de contrôle afin d’en certifier l’exactitude, et surtout de disposer d’une gestion pour détecter des erreurs éventuelles de facturation en récupérant les coûts supplémentaires injustement facturés par les fournisseurs.
De plus, le Client nous a demandé d’utiliser notre plateforme Adybo for you afin de stocker, gérer et rendre accessibles la pluralité des données sur l’énergie à plusieurs fonctionnaires de l’entreprise.
La solution
Le défi
Permettre au Client d’avoir un contrôle de gestion énergétique systématique et immédiat de toutes les factures d’énergie émises par ses fournisseurs, afin d’en autoriser ou non le paiement au bureau de comptabilité et de bénéficier de l’innovante "Smart Energy Suite" Adybo for you qui fournit un service dynamique, avancé et interactif pour la gestion des données des coûts, de la consommation, des coûts moyens, de l'analyse et du contrôle des factures d'énergie.
Le projet
Le projet a été structuré en plusieurs phases visant à répondre aux besoins et aux processus administratifs et financiers du Client. Les étapes principales sont les suivantes:
- Définition avec le Client de la stratégie d'audit administratif des factures et du reporting correspondant, à la fois en format papier et sur la plateforme Adybo for you.
- Collecte de toutes les factures d'énergie et des contrats stipulés avec les fournisseurs.
- Analyse détaillée des factures d'énergie et téléchargement des données dans notre plateforme Adybo for you.
- Contrôle de toutes les composantes de coût incluses dans les factures émises par les fournisseurs; contrôle des données de base du PDL (Point de Livraison) et du Point de Collecte.
- Envoi du rapport d'audit administratif des factures d'énergie comprenant les données contractuelles et de consommation de chaque point d'approvisionnement, la comparaison entre le montant facturé par le fournisseur et le montant calculé par Adybo, la variation du coût relatif et, en conséquence, la validation ou non des paiements.
- Interaction directe avec les fournisseurs pour demander le remboursement immédiat des coûts supplémentaires si des irrégularités de facturation sont identifiées.
- Mise à disposition de la plateforme Adybo for you qui permet d’avoir une vision intégrée sous forme graphique et tabulaire des coûts et de la consommation d’énergie, des indicateurs de performance énergétique, des informations sur les factures d’énergie, la gestion de tous les points d’approvisionnement et autres applications offrant une visibilité complète sur les données énergétiques, afin d'aider le Client à identifier les actions les plus efficaces et les plus efficientes pour une optimisation énergétique correcte.
Services
Épargnes
-45k €
Les services susmentionnés ont permis d’obtenir le remboursement d’environ 45 000 euros de coûts supplémentaires illégalement facturés (application de prix non conformes aux prix contractuels, frais de consommation supplémentaire estimés par rapport aux coûts réels, application des droits d’accise erronés, facturation après achat du PDL par un autre fournisseur, application de composantes de coûts supplémentaires non incluses dans le contrat, etc.). De plus, cela a permi au bureau administratif et du contrôle de gestion de consacrer le temps précédemment investi pour de tels audits, à des activités plus "essentielles".